Prosessikustannusten vähentäminen eProcurement-ratkaisulla

Miten suuri autoteollisuuden valmistaja vähensi prosessikustannuksiaan RS:n eProcurement-ratkaisun avulla…

Hankintatiimit ja insinöörit kohtaavat useita haasteita organisaationsa laitteiden ja tilojen kunnossapidon, korjauksen ja operoinnin osalta. Epäsuorien hankintojen toimitusketju on monimutkainen johtuen useista sidosryhmistä, hajanaisesta toimittajakentästä sekä laajasta tuotevalikoimasta, joka jakautuu useisiin kategorioihin. Lisäksi johdon taholta kohdistuu jatkuvaa painetta kustannusten vähentämiseen.

Yhtenä suurimmista teollisuuden toimittajista RS on ainutlaatuisessa asemassa ymmärtämään asiakkaidensa monimutkaiset tarpeet ja auttamaan yrityksiä tehostamaan prosessejaan sekä saavuttamaan kustannussäästöjä.

Keskeinen asia, joka organisaatioiden on hyvä ymmärtää, on se, että epäsuorien hankintojen prosessikustannukset voivat olla jopa kaksinkertaiset itse tuotteisiin käytettyyn summaan verrattuna. Jos organisaatiosi käyttää esimerkiksi 100 000 dollaria tuotteiden hankintaan vuodessa, voi prosessointiin eli niin sanottuihin ”pehmeisiin kustannuksiin” kulua vielä 200 000 dollaria lisää.

Haaste

Esimerkki siitä, miten RS on auttanut organisaatiota parantamaan epäsuoraa hankintaprosessia, on yhteistyömme yhden maailman suurimmista autoteollisuuden valmistajista kanssa. RS toimi yhtenä heidän keskeisistä MRO-tuotteiden toimittajistaan, ja heillä oli haasteena suuri määrä pieniä, yksittäisiä tilauksia eri puolilla organisaatiota. Jokainen tilaus piti käsitellä manuaalisen hankintapyynnön kautta ja syöttää käsin paikalliseen ERP-järjestelmään (Enterprise Resource Planning).

Tämä johti hankintatiimissä päällekkäiseen työhön, ja sen seurauksena tilausten käsittelyajat (ja kustannukset) kasvoivat merkittävästi. Jokainen tilaus, joka tehtiin yrityksen oman eProcurement-järjestelmän ulkopuolella, edellytti sisäisen ostotilauksen luomista ja lisäämistä järjestelmään. Tämän kokoisessa organisaatiossa suuri transaktiomäärä kasvatti merkittävästi hankintatiimin työkuormaa.

Näin ollen merkittävää arvoa syntyy prosessikustannusten vähentämisestä, ei pelkästään ostohintaan keskittymisestä.

Lisäksi asiakas halusi parempaa näkyvyyttä epäsuoriin hankintoihinsa keskeisten toimittajien osalta, jotta se voisi tunnistaa tehokkaammin säästö- ja tehostamismahdollisuuksia. Tämän vuoksi yritys halusi integroida nämä järjestelmät osaksi omaa eProcurement-ratkaisuaan.

Ratkaisu

RS valittiin mukaan ensimmäiseen toimittajavaiheeseen, jonka autovalmistaja halusi integroida järjestelmäänsä. Valintaan vaikuttivat RS:n laaja tuotevalikoima, joka kattaa asiakkaan kaikki tuoteryhmät, sekä RS:n vahva tekninen osaaminen eProcurement-ratkaisujen toteutuksessa.

Jotta insinöörien työ häiriintyisi mahdollisimman vähän ja heillä säilyisi pääsy tuotteisiin, teknisiin tietoihin, kuviin ja varastosaatavuuteen, hyödynnettiin PunchOut-toiminnallisuutta. Tämä mahdollistaa turvallisen yhteyden RS:n verkkosivustolle suoraan asiakkaan eProcurement-järjestelmästä. PunchOutin avulla autovalmistajan käyttäjät voivat avata ostotilauksen (PO) omassa järjestelmässään, siirtyä RS:n verkkosivulle ja koota ostoskorin tuotteista, joka siirtyy takaisin heidän järjestelmäänsä. Kun ostoskorin tiedot vastaanotetaan, ne täyttävät automaattisesti ostotilauksen kaikilla tarvittavilla tiedoilla, valmiina lähetettäväksi (sisäisten hyväksyntöjen jälkeen) suoraan RS:lle käsiteltäväksi.

Tulos

Uusi, yksinkertaistettu prosessi on lyhentänyt merkittävästi tilausten käsittelyaikaa samalla, kun loppukäyttäjien autonomia tehdä hankintoja itse on säilynyt. Tämä vapauttaa sekä hankintatiimin että käyttäjien aikaa keskittyä arvoa tuottaviin tehtäviin omissa rooleissaan.

Prosessin niin sanotut ”pehmeät kustannukset” ovat laskeneet 261 000 dollarista 165 812 dollariin – säästöä kertyi yli 95 000 dollaria. Tämä on saavutettu lyhentämällä tilausprosessin kesto keskimäärin 89 minuutista 56 minuuttiin. Käytännössä tilauksen tekeminen vie nyt vain 7 minuuttia (puolet aiemmasta paperiprosessista), hyväksyntä 6 minuuttia (puolet aiemmasta) ja tuotteen hinnan ja saatavuuden tarkistaminen on poistunut kokonaan, koska tiedot ovat saatavilla välittömästi (säästäen 11 minuuttia aiemmasta prosessista). Lisäksi erillisten laskujen käsittelylle ei ole enää tarvetta, sillä RS toimittaa yhden kuukausittaisen koontilaskun.

Lisäksi yhden integroidun järjestelmän käyttö antaa asiakkaalle paremman läpinäkyvyyden suoriin hankintoihin. Kun tuhansien ostotapahtumien data kerätään yhteen järjestelmään, sitä voidaan analysoida suorituskyvyn mittaamiseen ja epäsuoran hankinnan strategian kehittämiseen.

Integraatio toteutettiin molempien osapuolten teknisten asiantuntijoiden yhteistyönä, ja RS:n oma eCommerce-asiantuntija vastasi projektin läpiviennistä alusta loppuun.

Koska käyttöönotossa oli mukana useita muuttujia, tiimit kartoittivat asiakkaan nykyiset prosessit varmistaakseen, että uusi toimintamalli vastaisi niitä mahdollisimman tarkasti ja että kaikki tarvittava hankintadata tallentuisi yhteen järjestelmään. Huolellisen testauksen jälkeen järjestelmä otettiin käyttöön, ja RS seurasi yhteyden toimivuutta ensimmäisen kuukauden ajan ennen projektin päättämistä onnistuneena integraationa.

Lopuksi eProcurement-datan avulla asiakas voi hallita varastoaan entistä paremmin. Kun hankinnat ovat selkeästi näkyvissä, varastotasot voidaan määrittää todellisen kulutuksen perusteella. Tämä tarkoittaa, että varastossa pidetään vain tarvittavat tuotteet (erityisesti ennakoimattomia huoltotarpeita varten), kun taas harvemmin tarvittavat ja kalliimmat tuotteet voidaan tilata tarpeen mukaan hyödyntämällä RS:n joustavia toimitusvaihtoehtoja.